Instruktāžu žurnāls — ko tajā raksta un cik ilgi tas jāglabā

Instruktāža var būt lieliski novadīta, satura ziņā precīza un darbiniekam patiešām saprotama — un tomēr pārbaudē skaitīties nenotikusi. Iemesls vienkāršs: Valsts darba inspekcijai nozīme ir nevis tam, vai instruktāža notika, bet tam, vai to var pierādīt. Pierādījums ir reģistrācijas dokuments — tas, ko ikdienā sauc par instruktāžu žurnālu.

Apmācības kārtību darba aizsardzības jautājumos nosaka Ministru kabineta noteikumi Nr. 749. Zemāk — tikai tā daļa, kas attiecas uz dokumentēšanu un glabāšanu, ar punktu numuriem, lai var pārbaudīt, nevis ticēt.

Kur ierakstāmas ziņas

Divi pielikumi — jo runa ir par divām dažādām lietām. 3. pielikums attiecas uz ievadapmācību — to iziet katrs jaunais darbinieks, uzsākot darbu. 4. pielikums — uz instruktāžu darba vietā: sākotnējo, atkārtoto, neplānoto un mērķa (kura ir kura — šeit).

Ievērojiet, ka noteikumi nenosaka konkrētu formu — "žurnāls" ir tikai ierastais nosaukums. Obligāts ir saturs: dokumentam jāietver pielikumos minētā informācija.

Kas jābūt ievadapmācības reģistrā (3. pielikums)

Par katru instruēto personu:

• kārtas numurs un datums;
• instruējamā vārds, uzvārds, personas kods vai ārvalstnieka darba atļaujas numurs;
• profesija, amats;
• personas, kura veica ievadapmācību, vārds, uzvārds, amats un paraksts;
• instruētās personas paraksts.

Kas jābūt instruktāžas darba vietā reģistrā (4. pielikums)

Tās pašas ailes par instruējamo un instruktoru — un papildus vēl divas, kuras praksē visbiežāk pietrūkst:

• instrukcijas temats, nosaukums vai numurs — proti, pēc kuras konkrētās instrukcijas cilvēks instruēts;
• instruktāžas veids — sākotnējā, atkārtotā, neplānotā vai mērķa.

Tieši šīs divas ailes pārbaudē visbiežāk atklāj problēmu. Ir paraksts un datums, bet nav skaidrs, pēc kuras instrukcijas cilvēks instruēts un kāda veida instruktāža tā bija. Ja aile "instruktāžas veids" ir tukša, no žurnāla nevar pateikt, vai atkārtotās instruktāžas grafiks vispār tiek ievērots.

Kāpēc katrs paraksts ir svarīgs

Abos pielikumos ir aile "instruētās personas paraksts". Tas nav birokrātisks lieks solis — tas ir vienīgais, kas dokumentā apliecina, ka konkrētais cilvēks konkrētajā datumā tiešām instruēts. Bez šī paraksta ieraksts žurnālā pierāda tikai to, ka kāds aizpildīja veidlapu.

Tāpēc paraksts ir jāsavāc par katru instruēto darbinieku un par katru instruktāžas reizi — arī atkārtoto un neplānoto.

Cik ilgi dokumenti jāglabā

Te ir divi dažādi termiņi, un tos bieži sajauc:

• reģistrācijas dokumenti (žurnāli, veidlapas ar parakstiem) — pieci gadi;
• instrukcijas (pašu instrukciju teksti) — kamēr tās ir aktuālas, un vēl trīs gadus pēc tam, kad tās nomainījušas jaunas.

Praktiskā secība ir vienkārša: reģistrācijas dokumentu par 2026. gadā veiktu instruktāžu drīkst iznīcināt ne agrāk kā 2031. gadā. Ja žurnāls "pazudis" agrāk, pārbaudē tas nozīmē to pašu, ko instruktāžas neveikšana.

Cik tas ir svarīgi skaitļos

2024. gadā Valsts darba inspekcija konstatēja 3 463 darba aizsardzības pārkāpumus, un 860 no tiem bija par nodarbināto neinstruēšanu — aptuveni katrs ceturtais. Daļā šo gadījumu darbinieki, iespējams, bija instruēti — tikai to nevarēja pierādīt ar kārtīgi aizpildītu, parakstītu un saglabātu reģistru.

Ko šeit maina video — un ko nemaina

Šī ir vieta, kur bieži rodas pārpratums. MK noteikumu Nr. 749 13. punkts video min kā uzskates līdzekli ievadapmācībā un instruktāžā. Video padara satura daļu vienādu, precīzu un atkārtojamu — katrs jaunais darbinieks redz vienu un to pašu, pareizi izstāstīto instruktāžu. Bet video neaizstāj pašu instruktāžas procesu. Arī ar video paliek spēkā:

• instruktors, kas atbild par instruktāžu;
• zināšanu pārbaude — 26. punkts prasa atvēlēt laiku ne tikai izklāstam, bet arī praktisko paņēmienu apguvei un zināšanu pārbaudei;
• paraksts reģistrā — 3. un 4. pielikuma aile "instruētās personas paraksts";
• pati reģistrācija un glabāšana — 29. un 30. punkts.

Citiem vārdiem: video sakārto to, kas iepriekš katru reizi tika stāstīts atšķirīgi, bet žurnāls, paraksti un glabāšana paliek tieši tādi paši. Video ir instruktāžas kvalitātes, nevis dokumentācijas risinājums. Vienas darba drošības instruktāžas video izmaksas ir 2450–2900 EUR + PVN par vienu filmēšanas dienu — summu virza filmēšanas apjoms un objektu skaits; 8–10 video pakete — 14 850 EUR + PVN. Video izgatavo vienreiz un lieto katrai jaunai instruktāžai gadiem — savukārt žurnālu ved un glabā tāpat kā līdz šim.

Kopsavilkums

• Ziņas reģistrē dokumentos ar 3. pielikuma (ievadapmācība) un 4. pielikuma (instruktāža darba vietā) informāciju — 29. punkts
• Instruktāžas darba vietā reģistrā obligāti ir instrukcijas nosaukums/numurs un instruktāžas veids — tieši šīs ailes visbiežāk pietrūkst
• Instruētās personas paraksts — par katru cilvēku un katru reizi; bez tā ieraksts neko nepierāda
• Reģistrācijas dokumentus glabā 5 gadus; instrukcijas — kamēr aktuālas un 3 gadus pēc nomaiņas — 30. punkts
• Video ir uzskates līdzeklis (13. punkts) — tas uzlabo satura kvalitāti, bet instruktors, zināšanu pārbaude, paraksts un žurnāls paliek